Как проводить собрания эффективно и принимать решения вместе с соседями?

Oeec.by пишет:

5 июня Офис европейской экспертизы и коммуникаций организовал мастер-класс в рамках проекта «Добрый сосед». На встрече разбирались, как проводить собрания эффективно и принимать решения вместе с соседями. Среди участвующих мастер-класса были председатели и председательницы товариществ собственников и ЖСПК и неравнодушные жильцы. В качестве приглашенной экспертки выступила Александра Шор – выпускница программы «Лидерство в местных сообществах», председательница кооператива и лидерка сообщества многоквартирного дома из Жодино.

По словам Александры, ее общественная деятельность началась с того, что несколько лет назад она планировала заниматься клумбой – а стала заниматься целым домом. За время, на протяжении которого она руководит ПЖСК, Александра и ее соседи проделали большую работу, и благодаря успешному взаимодействию друг с другом, жителям удалось совершить очень многое для благоустройства и озеленения двора. Кстати, Александра подчеркивает, что озеленение – это именно то, к чему многие соседи подключаются охотнее всего. Ниже представлены другие наблюдения, замечания и советы, прозвучавшие во время мастер-класса.


  • Из опыта активистки, взаимодействие с жильцами выстраивается по нескольким ключевым каналам: 
  1. совместная деятельность (волонтерство) 
  2. социальные сети и СМИ 
  3. мотивация личного участия каждого
  • Александра шутит, что ей часто задают два вопроса, первый из которых – от жильцов: как снять председателя, который ничего не делает. А второй – от председателей: как сделать хоть что-нибудь, потому что «они» (жильцы) ничего не хотят. По мнению активистки, необходимо создавать площадку, где эти две стороны могут услышать друг друга. Именно собрание может стать такой площадкой. 
  • Прежде всего следует основательно изучить нормативные акты, которыми председатель должен руководствоваться в работе: Жилищный кодекс Республики Беларусь и Устав вашего ТС или ПЖСК, а также Указы Президента Республики Беларусь: Указ Президента Республики Беларусь от 31 декабря 2015 г. № 536 «О внесении изменения в Указ Президента Республики Беларусь» Указ Президента Республики Беларусь от 14.10.2010 N 538 «О некоторых вопросах деятельности товариществ собственников и организаций застройщиков» 
  • Собрания в кооперативах и товариществах проводятся не менее одного раза в год и являются отчетно-выборными. Кроме того, можно проводить экстренные собрания, а также собрания по инициативе ревизионной комиссии или группы граждан (группа должна включать не менее 25% от общего количества жильцов). Таким образом, любой житель может инициировать собрание, объединив достаточное количество единомышленников в инициативную группу. 
  • Еще одна форма собраний – собрание уполномоченных. Уполномоченные – это своеобразные депутаты, которых жильцы выбирают на общем собрании в качестве своих представителей. Обычно один уполномоченный представляет интересы пяти собственников помещений, если иное не предусмотрено Уставом. 
  • Собрание уполномоченных – это довольно эффективный орган как для председателя, так и для жильцов, у многих из которых нет возможности или желания посещать несколько собраний подряд и проблематично добиться кворума для принятия решений. Если в кооперативе или товариществе действует система уполномоченных, жильцы могут высказать своё мнение через этих представителей: накануне любого собрания уполномоченных вывешивается повестка дня, и жильцы могут передать свою точку зрения через уполномоченных, а те озвучивают ее на собрании. 
  • Любое собрание нужно анонсировать. Стоит придумать такой способ коммуникации, благодаря которому анонс увидит максимальное количество людей. Например, в доме Александры самым эффективным способом оказалось обычное расклеивание объявлений на досках, которые висят внутри и снаружи каждого подъезда. 
  • Важно продумать время и место собрания. Если собрание должно пройти в будний день, назначайте такое время, чтобы все заинтересованные успели вернуться с работы: например, 19:00 или 19:30. Собрания часто проводят прямо во дворе и у подъездов. Однако, если нужно принять действительно важное решение, – собрание во дворе будет неэффективным из-за множества отвлекающих факторов. Можно договориться с местной школой или детским садом, которые предоставят для собрания актовый зал. 
  • Регламент собрания также очень важен. Нельзя растягивать его более, чем на полтора часа. Если накопилось много вопросов, требующих обсуждения, лучше разбить их на две части и провести два собрания. Для того чтобы соблюсти регламент, важно заранее расписать повестку дня и определить, сколько времени вы уделите каждому из вопросов. Бывает полезно выбрать человека, который/ая поможет вам следить за регламентом и подскажет, что, например, пора закрывать обсуждение текущего вопроса и переходить к следующему. 
  • Для того чтобы привлечь жителей на собрание, можно пригласить интересных людей и анонсировать их присутствие. Это может быть местный депутат, руководитель детской спортивной секции, участковый инспектор, врач и т. п. 
  • Собрание – это, кроме всего прочего, возможность распределить обязанности и назначить ответственных за конкретные задачи, чтобы председатель не делал/а все в одиночку. 
  • Важно уделить внимание формальным нюансам. Например, избрать председателя собрания (не путать с председателем правления). Кроме того, должен быть назначен секретарь собрания, который будет вести протокол. Лучше выбрать двух-трех секретарей, поскольку одному человеку сложно фиксировать все происходящее. После голосования по каждому вопросу громко и четко зачитайте решение и не забудьте разместить протокол собрания на доске объявлений или в группе в соцсетях. Если позже возникнет конфликт или вопрос о правомочности прошедшего собрания, в ходе разбирательств внимание будут обращать именно на формальности. 
  • Если вы хотите привлечь внимание СМИ к процессу или результату своей работы в рамках ТС или ПЖСК, не забывайте, что СМИ – это люди. В случае ПЖСК, которым руководит Александра, первый репортаж о их работе появился просто потому, что конкретная журналистка шла через двор, увидела, как там красиво, и стала искать, кто это сделал. Об уютном дворе написала городская газета, а затем материал продублировал сайт ex-press.by.
  • В своей работе нужно максимально использовать взаимодействие с депутатами. Они могут озвучивать вашу позицию во многих учреждениях и на многих собраниях, что ощутимо экономит ваши время и силы. Александра советует узнать, в какие дни принимает депутат, записаться на прием и поговорить с ним, как с человеком, живущим в том же районе, что и вы. Возможно, его или ее беспокоят те же проблемы, что и жильцов вашего двора. Многое зависит от подачи: ни в коем случае не настраивайтесь на подход «вы нам должны», постарайтесь выстроить доброжелательное сотрудничество. 
После выступления Александры Шор специалистки Офиса европейской экспертизы и коммуникаций рассказали о том, какие бывают типы встреч, какие цели они преследуют, и какие методы характерны для каждого из типов. При проведении собрания всегда важно помнить о его цели и не отклоняться от неё. 
Коллегиальная встреча. Цель – принять решение. В таком случае нужно прийти к людям с двумя-тремя готовыми решениями, из которых они выберут одно путем голосования. 
Инструктивная встреча. Цель – передать информацию. Например, о новом законе или положении. Такое собрание может проходить в форме лекции или презентации. 
Исследовательская встреча. Цель – исследовать мнения. Такой тип собраний особенно актуален в новом сообществе, когда нужно понять, что волнует людей, чего они хотят, а чего – нет. Можно раздать присутствующим листы бумаги и попросить, чтобы они перечислили все проблемы, которые их беспокоят. Затем – собрать заполненные листы и сгруппировать их в блоки, которые необходимо будет проанализировать. Такой тип встреч можно использовать также и для того, чтобы собрать идеи жильцов: например, как мы можем улучшить свой подъезд? Как мы можем отпраздновать Новый год во дворе? Оптимальное количество людей для такого типа собраний – до 30. Методы – оценка потребностей сообщества, мозговой штурм. 
Совещательная встреча. Цель – обменяться информацией и фактами о какой-то проблеме. Например, на газоне в вашем дворе все время паркуется белый мерседес. Вместе с соседями вы можете выяснить: кто что знает об этой ситуации? Кто что уже сделал (например, поговорил с хозяином или написал в ГАИ)? Метод – дискуссия. Для дискуссии важно установить правила: например, говорить по поднятой руке, говорить с места не более одной минуты, замолкать по звоночку. 
Консультативная встреча. Такой тип актуален, когда нужно обменяться мнениями. Метод – дискуссия. Здесь тоже важно установить правила, действующие во время дискуссии, чтобы конструктивное обсуждение не перешло в бессистемный разговор. 
Проект «Добрый сосед» реализуется ПУ «Офис европейской экспертизы и коммуникаций» при поддержке Программы малых грантов Посольства США в Республике Беларусь.

07.06.2018

Комментарии